lunes, 19 de noviembre de 2012
En el artículo anterior comentábamos que el liderazgo es un talento que debe ser entrenado y que toda persona en un momento dado puede llegar a ser un líder. Para conseguir esto, son muchas las habilidades que se deben entrenar pero hay una que yo destacaría sobre las demás, LA COMUNICACIÓN.Uno de los principales errores que cometemos es pensar que, como nos pasamos toda la vida comunicando, no es necesario estudiar técnicas de comunicación. La realidad es muy diferente; la comunicación es todo un arte y para dominarla se requiere disciplina, esfuerzo y dedicación.
La comunicación es muy importante para el éxito de los proyectos. Tenemos que pensar que, la mayor parte de las tareas planificadas que realizamos en nuestro día a día pueden ser consideradas proyectos y no es necesario que sean grandes proyectos empresariales. En multitud de ocasiones todos seremos "líderes de proyecto", ya sea planificando unas vacaciones, organizando una fiesta de cumpleaños o preparando una clase para nuestros alumnos. Os animo a que siempre que hablemos de proyectos penséis en proyectos personales, ya que si conseguís desarrollar estas habilidades en ellos, lo haréis también en los profesionales.
El Project Management Institute (PMI) nos dice que un director de proyecto invierte alrededor de un 90% de su tiempo en comunicar.
En otras palabras, un director de proyecto debería usar la mayor parte de su tiempo escribiendo e-mails, realizando presentaciones, atendiendo y/o realizando llamadas telefónicas, convocando o asistiendo a reuniones, etc. Por este motivo cuando hablamos de mejorar nuestra comunicación nos referimos a mejorar tanto la comunicación oral como la escrita, la verbal como la no verbal y cualquier otro tipo de habilidad que se os ocurra que pueda afectar a la misma.
En este artículo enumeraremos 10 de las habilidades de comunicación más importantes que todo coach o director de proyecto debería dominar.
1. Saber comunicar de manera eficaz y eficiente.
Para alcanzar el éxito en un proyecto, el líder debe ser un buen comunicador, ya que de él depende que los miembros del equipo compartan un objetivo, se responsabilicen y comprometan con éste. El compromiso alcanzado con el objetivo depende en gran parte de la efectividad con que sea comunicado. Siempre debemos generar información relevante, verídica, clara y precisa para ganarse la confianza del equipo.
2. Saber escuchar activamente y de forma efectiva.
Aunque parece otra característica obvia en la comunicación, muchos directores de proyecto tienen el defecto de solo formarse en la manera de comunicar y pocas veces se plantean mejorar la manera de escuchar. Es fundamental aprender técnicas de escucha activa para hacer sentir escuchados a los miembros del equipo, saber obtener lo fundamental de las conversaciones y poder cambiar de opinión si es necesario.
3. Hacer preguntas oportunas en el momento oportuno.
Como decía Aristóteles: “La duda es la cuna de la sabiduría”. No debemos quedarnos nunca con dudas que puedan dar lugar a ambigüedades o confusiones. Dominando la habilidad de preguntar lograremos una mejor optimización del desempeño eliminando trabajo en exceso y por otra parte ahorraremos malentendidos y posibles conflictos.
4. Asegurarse de que la información es bien entendida.
Una vez comunicada la información a los distintos miembros del equipo, es fundamental comprobar que la información ha sido recibida correctamente. Usando la habilidad de preguntar y la de escuchar, que hemos nombrado antes, debemos asegurarnos que la información ha sido bien entendida y que todo el mundo comprende sus tareas y responsabilidades.
5. Motivar y formar al equipo hasta conseguir su implicación.
La comunicación con el equipo para detectar faltas de conocimiento, problemas de motivación o posibles obstáculos o barreras que impiden el desarrollo normal del trabajo es una parte vital de la gestión de personas. Benjamin Franklin escribió: “Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”. Siempre debemos motivar al equipo y hacerle sentir una parte importante del proyecto para conseguir su implicación con el mismo.
6. Ser asertivo en la medida de lo posible.
Dependiendo de la situación, a veces debemos usar tipos de comunicación diferente, por ejemplo una comunicación agresiva o pasiva, no obstante, un buen líder debería hacer de la asertividad la forma de comunicación genérica. Ser asertivo nos permite manifestar nuestra opinión y defender nuestro objetivo en cualquier ámbito de la vida sin resultar violento.
7. Establecer y gestionar expectativas.
Muchas veces, ya sea por desconocimiento funcional o tecnológico, lo que un cliente necesita no es exactamente lo que pide. En este caso, el éxito del proyecto pasa por una gestión eficaz de las expectativas del cliente por parte del director de proyecto. Realizar una buena obtención de requisitos y un análisis de viabilidad del proyecto deben ser dos de los puntos de partida.
8. Enfocar la comunicación a un impacto estratégico.
Es fundamental pensar previamente que es lo que queremos comunicar y que impacto estratégico queremos conseguir con lo que vamos a expresar. ¿Queremos motivar?, ¿obtener conformidad?, ¿compromiso?. Es decir, debemos darle intencionalidad a nuestra comunicación y planear cual será la mejor manera de emitir el mensaje ¿un email?, ¿una llamada?, ¿lenguaje formal o informal?
9. Habilidades de negociación y resolución de conflictos.
Es básico saber resolver conflictos, tanto internos como externos y sobre todo aprender a detectarlos y prevenirlos.
Por otra parte la negociación es una habilidad que está presente en nuestro día a día, nos pasamos la vida negociando, ya sea con nuestra pareja, nuestro grupo de amigos, nuestro jefe o nuestros proveedores; a donde iremos de vacaciones, si es momento de tener un hijo, una revisión salarial con nuestro jefe o una rebaja del precio solicitada al proveedor.
Estas habilidades son dos de las más importantes en la comunicación y, por lo tanto, es mi intención escribir sobre este tipo de habilidades en próximos artículos de este blog.
10. Resumir, aprender de los errores y conocer siempre el siguiente paso.
El director de proyecto debe ser el que tiene la visión global del proyecto, es su compromiso saber en que situación se encuentra en cada momento, así como saber siempre cual será el siguiente paso. Esto se consigue comunicándose e interactuando con el resto de personal implicado en el proyecto y dando forma a toda la información que recibe. Un líder de proyecto debería poder siempre resumir, recapitular y responder de manera rápida a las dudas o sugerencias de los miembros del equipo en cualquier punto del proyecto. Hacer acopio de las lecciones aprendidas durante el desarrollo de un proyecto es una buena práctica para no caer en los mismos errores en el futuro.
Como decíamos al principio del artículo, tener un dominio de estas habilidades de comunicación no solo es útil para directores de proyectos empresariales si no que mejorará nuestra habilidad de comunicación en nuestro día a día y en nuestros "proyectos personales".
Seguramente se os ocurran muchas otras habilidades importantes a destacar en la comunicación y que no hayan sido nombradas en este artículo. Os animo a escribir algún comentario con las que consideréis importantes.
Si lo que queréis es mejorar vuestra comunicación a la hora de hablar en público os recomiendo que leáis el artículo: 10 consejos para hablar en público.
1. Saber comunicar de manera eficaz y eficiente.
Para alcanzar el éxito en un proyecto, el líder debe ser un buen comunicador, ya que de él depende que los miembros del equipo compartan un objetivo, se responsabilicen y comprometan con éste. El compromiso alcanzado con el objetivo depende en gran parte de la efectividad con que sea comunicado. Siempre debemos generar información relevante, verídica, clara y precisa para ganarse la confianza del equipo.
2. Saber escuchar activamente y de forma efectiva.
Aunque parece otra característica obvia en la comunicación, muchos directores de proyecto tienen el defecto de solo formarse en la manera de comunicar y pocas veces se plantean mejorar la manera de escuchar. Es fundamental aprender técnicas de escucha activa para hacer sentir escuchados a los miembros del equipo, saber obtener lo fundamental de las conversaciones y poder cambiar de opinión si es necesario.
3. Hacer preguntas oportunas en el momento oportuno.
Como decía Aristóteles: “La duda es la cuna de la sabiduría”. No debemos quedarnos nunca con dudas que puedan dar lugar a ambigüedades o confusiones. Dominando la habilidad de preguntar lograremos una mejor optimización del desempeño eliminando trabajo en exceso y por otra parte ahorraremos malentendidos y posibles conflictos.
4. Asegurarse de que la información es bien entendida.
Una vez comunicada la información a los distintos miembros del equipo, es fundamental comprobar que la información ha sido recibida correctamente. Usando la habilidad de preguntar y la de escuchar, que hemos nombrado antes, debemos asegurarnos que la información ha sido bien entendida y que todo el mundo comprende sus tareas y responsabilidades.
5. Motivar y formar al equipo hasta conseguir su implicación.
La comunicación con el equipo para detectar faltas de conocimiento, problemas de motivación o posibles obstáculos o barreras que impiden el desarrollo normal del trabajo es una parte vital de la gestión de personas. Benjamin Franklin escribió: “Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”. Siempre debemos motivar al equipo y hacerle sentir una parte importante del proyecto para conseguir su implicación con el mismo.
6. Ser asertivo en la medida de lo posible.
Dependiendo de la situación, a veces debemos usar tipos de comunicación diferente, por ejemplo una comunicación agresiva o pasiva, no obstante, un buen líder debería hacer de la asertividad la forma de comunicación genérica. Ser asertivo nos permite manifestar nuestra opinión y defender nuestro objetivo en cualquier ámbito de la vida sin resultar violento.
7. Establecer y gestionar expectativas.
Muchas veces, ya sea por desconocimiento funcional o tecnológico, lo que un cliente necesita no es exactamente lo que pide. En este caso, el éxito del proyecto pasa por una gestión eficaz de las expectativas del cliente por parte del director de proyecto. Realizar una buena obtención de requisitos y un análisis de viabilidad del proyecto deben ser dos de los puntos de partida.
8. Enfocar la comunicación a un impacto estratégico.
Es fundamental pensar previamente que es lo que queremos comunicar y que impacto estratégico queremos conseguir con lo que vamos a expresar. ¿Queremos motivar?, ¿obtener conformidad?, ¿compromiso?. Es decir, debemos darle intencionalidad a nuestra comunicación y planear cual será la mejor manera de emitir el mensaje ¿un email?, ¿una llamada?, ¿lenguaje formal o informal?
9. Habilidades de negociación y resolución de conflictos.
Es básico saber resolver conflictos, tanto internos como externos y sobre todo aprender a detectarlos y prevenirlos.
Por otra parte la negociación es una habilidad que está presente en nuestro día a día, nos pasamos la vida negociando, ya sea con nuestra pareja, nuestro grupo de amigos, nuestro jefe o nuestros proveedores; a donde iremos de vacaciones, si es momento de tener un hijo, una revisión salarial con nuestro jefe o una rebaja del precio solicitada al proveedor.
Estas habilidades son dos de las más importantes en la comunicación y, por lo tanto, es mi intención escribir sobre este tipo de habilidades en próximos artículos de este blog.
10. Resumir, aprender de los errores y conocer siempre el siguiente paso.
El director de proyecto debe ser el que tiene la visión global del proyecto, es su compromiso saber en que situación se encuentra en cada momento, así como saber siempre cual será el siguiente paso. Esto se consigue comunicándose e interactuando con el resto de personal implicado en el proyecto y dando forma a toda la información que recibe. Un líder de proyecto debería poder siempre resumir, recapitular y responder de manera rápida a las dudas o sugerencias de los miembros del equipo en cualquier punto del proyecto. Hacer acopio de las lecciones aprendidas durante el desarrollo de un proyecto es una buena práctica para no caer en los mismos errores en el futuro.
Como decíamos al principio del artículo, tener un dominio de estas habilidades de comunicación no solo es útil para directores de proyectos empresariales si no que mejorará nuestra habilidad de comunicación en nuestro día a día y en nuestros "proyectos personales".
"Entrenando la comunicación mejoraremos las relaciones personales con nuestros compañeros de trabajo, con nuestros familiares o con nuestro grupo de amigos, obteniendo mayores logros, haciendo sentir escuchada a la gente que nos rodea y sintiendo uno mismo que su opinión también se tiene en cuenta"
Seguramente se os ocurran muchas otras habilidades importantes a destacar en la comunicación y que no hayan sido nombradas en este artículo. Os animo a escribir algún comentario con las que consideréis importantes.
Si lo que queréis es mejorar vuestra comunicación a la hora de hablar en público os recomiendo que leáis el artículo: 10 consejos para hablar en público.
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Disculpe estoy haciendo un ensayo para mi maestría y me parece interesante su artículo, pudiera decirme su apellido, así como país o ciudad donde se desarrollo para incluirlo en mi bibliografía. Gracias
ResponderEliminarHola. Mi nombre es Óscar Naveiras Picos, A Coruña (España). Me alegra que te haya gustado el artículo. Un saludo.
Eliminar¡Excelente articulo!
ResponderEliminarMuy claro y conciso.
Felicidades!!!