Posted by : Óscar viernes, 25 de octubre de 2013

En el artículo de hoy quiero enseñaros como podemos utilizar herramientas y técnicas de la gestión de proyectos para hacer más sencilla nuestra vida diaria y mejorar nuestros proyectos personales

En el ejemplo que os propongo, aprenderemos a bajar de peso utilizando un DIAGRAMA DE ISHIKAWA o también conocido como diagrama de espina de pez o diagrama causa-efecto. Este diagrama es utilizado en la gestión de proyectos para identificar la raíz de un problema y en este caso, nos ayudará a identificar las causas de nuestros kilos de más. ;)

Antes de meternos de lleno a luchar contra el sobrepeso haré una breve introducción explicando un poco la función y en que consisten los diagramas de Ishikawa. 

¿PARA QUE SIRVE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA?

Los diagramas de Ishikawa nos ayudan a identificar el origen de un problema, nos facilitan la búsqueda de soluciones y en muchos casos hacen que sea sencillo planificar su corrección. Esta herramienta nació para entornos industriales pero actualmente es usada por todo tipo de organizaciones para mejorar la calidad de sus servicios o procesos productivos.

Un diagrama de Ishikawa no es más que una representación gráfica en la que relacionamos un problema con las causas que lo generan. El diagrama consiste en una línea horizontal (espina central) que apunta al problema (cabeza) y una serie de causas o factores (espinas secundarias) que se van colocando a lo largo de dicha línea central.  Los diagramas de Ishikawa nos ayudan a centrarnos en las causas y no en los síntomas de un problema.

Para un funcionamiento correcto de la herramienta en equipos de trabajo es fundamental el trabajo en equipo, ya que todos los miembros del mismo deben aceptar la definición del problema (efecto) y colaborar para identificar los elementos que generan el problema (causas).

COMPONENTES DE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA

PROBLEMA: Enunciado del problema que queremos corregir o mejorar. Debe de ser claro, conciso y como hemos dicho antes aceptado por todos los miembros del equipo como el enunciado del problema que queremos resolver. Por ejemplo "Clientes insatisfechos con nuestro servicio"

FACTORES: Categorías que pueden albergar el origen del problema. En el ámbito industrial podríamos estar hablando de "Maquinaria", "Empleados", "Materiales" o de "Métodos", "Calidad", "Tarifas" en el caso de empresas de servicios.

CAUSAS: Las causas no son más que los comportamientos o costumbres que podría tener nuestra compañía respecto a los factores que hemos definido antes. Estas causas podrían afectar o incluso desencadenar el problema que hemos definido. Por ejemplo podríamos estar hablando de "tarifas excesivas", "maquinaria insuficiente" o "Falta de motivación de los empleados".

¿CÓMO SE CONSTRUYE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA?

Para explicar como se construye un diagrama de Ishikawa tomaremos como ejemplo un problema cada vez más común en nuestra sociedad y que hemos comentado al principio del artículo: "El exceso de peso". Usando este tipo de diagramas causa-efecto intentaremos encontrar el origen de nuestro sobrepeso e identificaremos aquellos hábitos y actitudes que debemos cambiar para lograr el peso adecuado. 

Para construir correctamente el diagrama debemos seguir los siguientes pasos:

1.- Identificar el problema. 

Debemos concretar cual va a ser nuestro problema a solucionar o el efecto que queremos conseguir en nuestro ámbito personal o nuestra organización. Dibujamos una línea horizontal y colocamos dicho problema al final de la línea. 



Como hemos comentado antes nuestro problema es un exceso de peso que está afectando a nuestra salud y ese sería el problema que queremos corregir.



2.- Identificar los factores.

Debería ser sencillo establecer una serie de factores globales que podrían contener la causa real del problema o que de cambiar implicarían un efecto importante sobre el mismo. Dentro de los factores cabe destacar los factores INTERNOS (dependen de uno mismo o de la organización a la que pertenecemos) o los factores EXTERNOS (dependen de terceros). Podríamos considerar también un tercer grupo, los factores NO MODIFICABLES que serían aquellos que afectan a nuestro problema pero sobre los que no podemos actuar, en este caso, si estos factores fuesen nuestro único origen del problema, éste no tendría solución.



En el caso que nos ocupa podríamos identificar como factores internos la alimentación, nuestras costumbres etc, como factores externos las costumbres familiares o sociales y como factores no modificables la herencia genética. La mayoría de estos factores podrían contener la causa de nuestro exceso de peso, causas que identificaremos en el siguiente paso.

3.- Identificar las causas

Mediante técnicas grupales como el brainstorming (tormenta de ideas) o la técnica de los seis sombreros identificaremos dentro de cada factor las causas que pueden producir el problema. Si una de las causas no es lo suficiente explícita o puede ser generada por varias causas secundarias seguiremos completando el diagrama añadiendo otras "espinas" secundarias a las principales.




4.- Asignar importancia a cada causa.

Una vez identificadas todas las causas que creemos que influyen en nuestro problema debemos ponderarlas para saber en cuales centrar nuestros esfuerzos. 

Para empezar debemos calificar cada causa según su nivel de impacto en nuestro problema (impacto alto, medio o bajo) y según su nivel de dificultad para eliminar o modificar esa causa (dificultad alta, media, baja). Una vez tenemos todas las causas calificadas usaremos la siguiente tabla de Dificultad - Impacto para saber sobre cuales actuar.


Como podéis ver centraremos nuestros esfuerzos en las causas que implican poca dificultad en su ejecución pero que generan un gran impacto.

5.- Tomar acción

Cuando ya tenemos identificadas las causas que desencadenan nuestro problema y sabemos también cuales son las que, con menor dificultad mayor impacto generan en nuestro problema, solo queda ponernos manos a la obra y actuar para cambiar el resultado.

Podemos complicar el diagrama todo lo que queramos, llegando a 2 ó 3 subniveles de causas o agrupando las causas en factores más o menos genéricos. La potencia de esta herramienta no está limitada y es útil tanto para problemas muy sencillos, como el del ejemplo, como para problemas mucho más complejos.


"La calidad nunca es un accidente, siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia" - Ruskin, John

Espero que os haya gustado el artículo y os animo a suscribiros al blog. El objetivo como os comentaba al principio, es enseñaros como las metodologías, herramientas y técnicas que usamos día a día en la gestión y dirección de proyectos pueden ayudarnos a solucionar problemas y hacernos más fácil la gestión de nuestros "proyectos" personales.

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