Diagrama de Ishikawa
En el artículo de hoy quiero enseñaros como podemos utilizar herramientas y técnicas de la gestión de proyectos para hacer más sencilla nuestra vida diaria y mejorar nuestros proyectos personales. En el ejemplo que os propongo, aprenderemos a bajar de peso utilizando un DIAGRAMA DE ISHIKAWA o también conocido como diagrama de espina de pez o diagrama causa-efecto. Este diagrama es utilizado en la gestión de proyectos para identificar la raíz de un problema y en este caso, nos ayudará a identificar las causas de nuestros kilos de más. ;)
Antes de meternos de lleno a luchar contra el sobrepeso haré una breve introducción explicando un poco la función y en que consisten los diagramas de Ishikawa.
¿PARA QUE SIRVE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA?
Los diagramas de Ishikawa nos ayudan a identificar el origen de un problema, nos facilitan la búsqueda de soluciones y en muchos casos hacen que sea sencillo planificar su corrección. Esta herramienta nació para entornos industriales pero actualmente es usada por todo tipo de organizaciones para mejorar la calidad de sus servicios o procesos productivos.
Un diagrama de Ishikawa no es más que una representación gráfica en la que relacionamos un problema con las causas que lo generan. El diagrama consiste en una línea horizontal (espina central) que apunta al problema (cabeza) y una serie de causas o factores (espinas secundarias) que se van colocando a lo largo de dicha línea central. Los diagramas de Ishikawa nos ayudan a centrarnos en las causas y no en los síntomas de un problema.
Para un funcionamiento correcto de la herramienta en equipos de trabajo es fundamental el trabajo en equipo, ya que todos los miembros del mismo deben aceptar la definición del problema (efecto) y colaborar para identificar los elementos que generan el problema (causas).
COMPONENTES DE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA
PROBLEMA: Enunciado del problema que queremos corregir o mejorar. Debe de ser claro, conciso y como hemos dicho antes aceptado por todos los miembros del equipo como el enunciado del problema que queremos resolver. Por ejemplo "Clientes insatisfechos con nuestro servicio"
FACTORES: Categorías que pueden albergar el origen del problema. En el ámbito industrial podríamos estar hablando de "Maquinaria", "Empleados", "Materiales" o de "Métodos", "Calidad", "Tarifas" en el caso de empresas de servicios.
CAUSAS: Las causas no son más que los comportamientos o costumbres que podría tener nuestra compañía respecto a los factores que hemos definido antes. Estas causas podrían afectar o incluso desencadenar el problema que hemos definido. Por ejemplo podríamos estar hablando de "tarifas excesivas", "maquinaria insuficiente" o "Falta de motivación de los empleados".
¿CÓMO SE CONSTRUYE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA?
Para explicar como se construye un diagrama de Ishikawa tomaremos como ejemplo un problema cada vez más común en nuestra sociedad y que hemos comentado al principio del artículo: "El exceso de peso". Usando este tipo de diagramas causa-efecto intentaremos encontrar el origen de nuestro sobrepeso e identificaremos aquellos hábitos y actitudes que debemos cambiar para lograr el peso adecuado.
Para construir correctamente el diagrama debemos seguir los siguientes pasos:
1.- Identificar el problema.
Debemos concretar cual va a ser nuestro problema a solucionar o el efecto que queremos conseguir en nuestro ámbito personal o nuestra organización. Dibujamos una línea horizontal y colocamos dicho problema al final de la línea.
Como hemos comentado antes nuestro problema es un exceso de peso que está afectando a nuestra salud y ese sería el problema que queremos corregir.
2.- Identificar los factores.
Debería ser sencillo establecer una serie de factores globales que podrían contener la causa real del problema o que de cambiar implicarían un efecto importante sobre el mismo. Dentro de los factores cabe destacar los factores INTERNOS (dependen de uno mismo o de la organización a la que pertenecemos) o los factores EXTERNOS (dependen de terceros). Podríamos considerar también un tercer grupo, los factores NO MODIFICABLES que serían aquellos que afectan a nuestro problema pero sobre los que no podemos actuar, en este caso, si estos factores fuesen nuestro único origen del problema, éste no tendría solución.
En el caso que nos ocupa podríamos identificar como factores internos la alimentación, nuestras costumbres etc, como factores externos las costumbres familiares o sociales y como factores no modificables la herencia genética. La mayoría de estos factores podrían contener la causa de nuestro exceso de peso, causas que identificaremos en el siguiente paso.
3.- Identificar las causas
Mediante técnicas grupales como el brainstorming (tormenta de ideas) o la técnica de los seis sombreros identificaremos dentro de cada factor las causas que pueden producir el problema. Si una de las causas no es lo suficiente explícita o puede ser generada por varias causas secundarias seguiremos completando el diagrama añadiendo otras "espinas" secundarias a las principales.
4.- Asignar importancia a cada causa.
Una vez identificadas todas las causas que creemos que influyen en nuestro problema debemos ponderarlas para saber en cuales centrar nuestros esfuerzos.
Para empezar debemos calificar cada causa según su nivel de impacto en nuestro problema (impacto alto, medio o bajo) y según su nivel de dificultad para eliminar o modificar esa causa (dificultad alta, media, baja). Una vez tenemos todas las causas calificadas usaremos la siguiente tabla de Dificultad - Impacto para saber sobre cuales actuar.
5.- Tomar acción
Cuando ya tenemos identificadas las causas que desencadenan nuestro problema y sabemos también cuales son las que, con menor dificultad mayor impacto generan en nuestro problema, solo queda ponernos manos a la obra y actuar para cambiar el resultado.
"La calidad nunca es un accidente, siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia" - Ruskin, John
Espero que os haya gustado el artículo y os animo a suscribiros al blog. El objetivo como os comentaba al principio, es enseñaros como las metodologías, herramientas y técnicas que usamos día a día en la gestión y dirección de proyectos pueden ayudarnos a solucionar problemas y hacernos más fácil la gestión de nuestros "proyectos" personales.
Proyectos SMART y Objetivos SMART
A la hora de intentar plasmar una idea o un deseo en un proyecto real, ya sea personal o profesional, lo primero que tenemos que hacer es intentar fijar unas metas u objetivos que definan perfectamente lo que queremos conseguir con nuestro proyecto. Una de las formas más efectivas que conozco para realizar esto, es intentar que estas metas y/o objetivos cumplan las condiciones SMART, y de este tipo de proyectos o metas es de lo que hoy quiero hablaros.« Un buen plan es como un mapa: muestra el destino final y generalmente la mejor manera de llegar a el » H.StanleyEste mapa del que habla Stanley es el que, en este artículo, aprenderemos a construir. Fijar una meta u objetivo suele ser sencillo ya que normalmente llega con formular en voz alta la idea o la solución del problema que queremos resolver. Por ejemplo, si estamos excedidos de peso, la meta final podría ser "Adelgazar" ó "Perder peso". Como podemos observar, fijarnos una meta de esa manera es inútil, ya que la vaguedad del objetivo hace que no sepamos muy bien que es realmente lo que queremos, ¿cuantos kilos queremos perder? ¿en cuanto tiempo?...
En primera lugar explicar que la palabra SMART surge del acrónimo en inglés:
Veamos ahora en que consiste cada restricción y como mejorar nuestros objetivos con algún ejemplo;
- Specific (CONCRETO)
- Measurable (MEDIBLE)
- Achievable (ALCANZABLE)
- Realist (REALISTA)
- Time-Limited (DEFINIDA EN EL TIEMPO)
SPECIFIC (CONCRETO)
Para que un objetivo esté bien definido debe de ser específico y siempre debemos detallar todo lo posible. Por ejemplo, imaginemos que en nuestra comunidad de vecinos nos hemos quedado sin luz y alguien dice que el objetivo es traer luz al edificio, podrías demostrar la vaguedad de su planteamiento trayendo una linterna del exterior. Está claro que con la linterna tenemos luz pero no soluciona el problema de la comunidad, por tanto debemos eliminar en todo lo posible las libres interpretaciones y ambigüedades.
MEASURABLE (MEDIBLE)
Nuestros objetivos deben de ser medibles cuantitativamente. Esto significa que podremos definir un punto de partida y controlar el avance hacia el objetivo. De esta manera podemos tomar puntos intermedios de referencia y será relativamente fácil estimar si nos estamos desviando del objetivo final. Por ejemplo, si nuestro objetivo es contactar con más clientes potenciales podríamos plantear el objetivo de la siguiente manera "contactaré con 10 nuevos clientes potenciales cada día". De esta forma sabremos día a día si estamos cumpliendo nuestro objetivo o no.
ARCHIEVABLE (ALCANZABLE)
Los objetivos deben de ser realistas o alcanzables a través de los objetivos parciales que se establezcan. Fijarnos un objetivo demasiado ambicioso puede llevarnos al desastre haciéndolo inalcanzable. Si nos fijamos una meta realista y alcanzable en un tiempo razonable se nos acabaron las excusas, si no hemos conseguido el objetivo ha sido por nuestra actitud y sabremos lo que tenemos que corregir para conseguirlo. Fijando metas en el corto plazo, o a largo plazo con metas intermedias estaremos siempre motivados, incitamos a tomar acción y permitiremos obtener satisfacción en cada avance.
REALISTA (REALISTA)
Debemos saber siempre que es lo que queremos conseguir y a donde queremos llegar. Que una meta sea alcanzable en general, no necesariamente significa que sea realista para mí. Imaginemos que mi objetivo es "Jugar en primera división del fútbol español", está claro que la meta es alcanzable, ya que hay muchos jugadores que juegan, o han jugado en la liga española de fútbol, pero ya os digo que por desgracia y con toda seguridad, no es una meta realista para mí.
TIME-LIMITED (DEFINIDO EN EL TIEMPO)
Debemos poner una fecha fin en la que habremos alcanzado el objetivo o habremos finalizado un proyecto. Proponerse "Algún día aprenderé a hablar otro idioma", o "Un mes de estos aprenderé a tocar un instrumento musical" hacen que no tengamos un inicio, no tomemos acción y que probablemente nunca alcancemos nuestro objetivo.
Séneca decía: « Si un hombre no sabe a qué puerto navega, ningún viento es favorable »
Usando las técnicas SMART para fijar nuestros objetivos y plantear nuevos proyectos sabremos a donde queremos llegar, administraremos mejor nuestro tiempo y sobre todo hará que no perdamos nunca de vista el objetivo final.
La técnica SMART es realmente eficaz en el uso empresarial. Como directores o gestores de proyecto debemos intentar fijar siempre este tipo de objetivos a nuestros colaboradores. Por otro lado en el ámbito personal esta técnica puede sernos muy útil, ya que puede ayudarnos a alcanzar todos aquellos objetivos realistas que nos propongamos y sobre los que tomemos acción.
En mi humilde opinión todo el mundo debería fijarse metas y objetivos personales (a ser posible que cumplan los objetivos SMART). Es mi intención comentar mi punto de vista sobre este tema en un próximo artículo.
Fábula del Remero
En esta época de crisis en la que los políticos y empresarios españoles identifican la falta de competitividad de las empresas españolas como uno de los motivos de la crisis debido a los costes laborales y la baja productividad, siempre me viene a la mente la conocida "fábula del remero".
Seguramente muchos de vosotros ya conozcáis la fábula pero es una de esas historias que merece la pena leer una y otra vez para llegado el momento no caer en los mismos errores. Espero que os sea útil, ahí va:
LA FÁBULA DEL REMERO
Cuenta la historia que hace un par de años se celebró una competición de remo entre dos equipos formados por empleados de una empresa española y empleados de una empresa japonesa.
Nada más dar la salida el equipo japonés imprimió un fuerte ritmo y empezó a distanciarse del equipo español. Finalmente el equipo español llegó a la meta con una hora de retraso respecto al equipo nipón.
Una vez terminada la carrera, el equipo directivo de la empresa española se reunió dispuesto a tomar cartas en el asunto y analizar el motivo de tan bochornosa actuación. El comité directivo observó que la plantilla de la embarcación japonesa estaba formada por 10 remeros y un jefe de equipo mientras la española estaba formada por 2 remeros y 9 jefes de equipo, así que decidieron tomar nota y adoptar las medidas necesarias para la siguiente edición de la regata.
Volvió la competición al año siguiente y los remeros japoneses se impusieron a los españoles desde la primera remada aventajando en la línea de meta en dos horas al equipo español.
La dirección española volvió a reunirse para intentar identificar las causas de su derrota y analizar por que su cambio de estrategia había fallado. Esta vez el equipo español estaba compuesto por 1 director, 3 gerentes, 4, jefes de equipo y 2 remeros mientras que el equipo japonés había recurrido a la formación tradicional de 10 remeros y un jefe de equipo.
Desconcertados, los directivos españoles decidieron crear un plan mucho más vanguardista para el año siguiente. Esta vez no se dejarían sorprender por los japoneses y su equipo estaría formado por 1 director, 2 asesores, 3 gerentes y 3 auditores externos, además habían despedido a uno de los remeros por falta de implicación y habían contrato un vigilante de seguridad para que no le quitase ojo al único remero que quedaba, al cual le había quitado las vacaciones y los pluses de productividad por su bajo rendimiento.
El equipo asiático fiel a su estilo optó una vez más por su ya conocida formación integrada por 10 remeros y un jefe de equipo; esta vez el equipo japonés aventajó en más de tres horas al equipo español.
Inmediatamente el presidente de la compañía española convocó a su gabinete de crisis a la que asistió también el consejero delegado. Después de tres intensas horas de reunión llegaron a la siguiente conclusión:
"El remero es un incompetente y en la siguiente edición el remero será subcontratado a una empresa externa ya que, a partir de la trigésimo quinta milla marina, se ha podido observar cierta dejadez por parte del remero de plantilla, llegando a rozar el pasotismo en la línea de meta..."
Finalmente por un acuerdo con la universidad local, el equipo directivo consiguió que la plaza del remero fuese ocupada por un becario.
Moraleja: Sinceramente espero que esta fábula os haya sacado una sonrisa, pero por desgracia, son muchos los casos en los que la historia no difiere tanto de la realidad. Bajo mi punto de vista, la burocracia, los costes organizativos y en muchos casos la falta de méritos y profesionalidad en el nombramiento de puestos directivos, son los que realmente lastran la competitividad de nuestras empresas. Sin embargo, las medidas que nos proponen desde los gobiernos o desde las asociaciones de empresarios, son enfocadas casi siempre al recorte de la masa productiva, ya sea congelando salarios, abaratando el despido, aumentando la edad de jubilación o incrementando la jornada laboral.
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10 Habilidades de comunicación que un líder debería dominar
En el artículo anterior comentábamos que el liderazgo es un talento que debe ser entrenado y que toda persona en un momento dado puede llegar a ser un líder. Para conseguir esto, son muchas las habilidades que se deben entrenar pero hay una que yo destacaría sobre las demás, LA COMUNICACIÓN.Uno de los principales errores que cometemos es pensar que, como nos pasamos toda la vida comunicando, no es necesario estudiar técnicas de comunicación. La realidad es muy diferente; la comunicación es todo un arte y para dominarla se requiere disciplina, esfuerzo y dedicación.
La comunicación es muy importante para el éxito de los proyectos. Tenemos que pensar que, la mayor parte de las tareas planificadas que realizamos en nuestro día a día pueden ser consideradas proyectos y no es necesario que sean grandes proyectos empresariales. En multitud de ocasiones todos seremos "líderes de proyecto", ya sea planificando unas vacaciones, organizando una fiesta de cumpleaños o preparando una clase para nuestros alumnos. Os animo a que siempre que hablemos de proyectos penséis en proyectos personales, ya que si conseguís desarrollar estas habilidades en ellos, lo haréis también en los profesionales.
El Project Management Institute (PMI) nos dice que un director de proyecto invierte alrededor de un 90% de su tiempo en comunicar.
En otras palabras, un director de proyecto debería usar la mayor parte de su tiempo escribiendo e-mails, realizando presentaciones, atendiendo y/o realizando llamadas telefónicas, convocando o asistiendo a reuniones, etc. Por este motivo cuando hablamos de mejorar nuestra comunicación nos referimos a mejorar tanto la comunicación oral como la escrita, la verbal como la no verbal y cualquier otro tipo de habilidad que se os ocurra que pueda afectar a la misma.
En este artículo enumeraremos 10 de las habilidades de comunicación más importantes que todo coach o director de proyecto debería dominar.
1. Saber comunicar de manera eficaz y eficiente.
Para alcanzar el éxito en un proyecto, el líder debe ser un buen comunicador, ya que de él depende que los miembros del equipo compartan un objetivo, se responsabilicen y comprometan con éste. El compromiso alcanzado con el objetivo depende en gran parte de la efectividad con que sea comunicado. Siempre debemos generar información relevante, verídica, clara y precisa para ganarse la confianza del equipo.
2. Saber escuchar activamente y de forma efectiva.
Aunque parece otra característica obvia en la comunicación, muchos directores de proyecto tienen el defecto de solo formarse en la manera de comunicar y pocas veces se plantean mejorar la manera de escuchar. Es fundamental aprender técnicas de escucha activa para hacer sentir escuchados a los miembros del equipo, saber obtener lo fundamental de las conversaciones y poder cambiar de opinión si es necesario.
3. Hacer preguntas oportunas en el momento oportuno.
Como decía Aristóteles: “La duda es la cuna de la sabiduría”. No debemos quedarnos nunca con dudas que puedan dar lugar a ambigüedades o confusiones. Dominando la habilidad de preguntar lograremos una mejor optimización del desempeño eliminando trabajo en exceso y por otra parte ahorraremos malentendidos y posibles conflictos.
4. Asegurarse de que la información es bien entendida.
Una vez comunicada la información a los distintos miembros del equipo, es fundamental comprobar que la información ha sido recibida correctamente. Usando la habilidad de preguntar y la de escuchar, que hemos nombrado antes, debemos asegurarnos que la información ha sido bien entendida y que todo el mundo comprende sus tareas y responsabilidades.
5. Motivar y formar al equipo hasta conseguir su implicación.
La comunicación con el equipo para detectar faltas de conocimiento, problemas de motivación o posibles obstáculos o barreras que impiden el desarrollo normal del trabajo es una parte vital de la gestión de personas. Benjamin Franklin escribió: “Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”. Siempre debemos motivar al equipo y hacerle sentir una parte importante del proyecto para conseguir su implicación con el mismo.
6. Ser asertivo en la medida de lo posible.
Dependiendo de la situación, a veces debemos usar tipos de comunicación diferente, por ejemplo una comunicación agresiva o pasiva, no obstante, un buen líder debería hacer de la asertividad la forma de comunicación genérica. Ser asertivo nos permite manifestar nuestra opinión y defender nuestro objetivo en cualquier ámbito de la vida sin resultar violento.
7. Establecer y gestionar expectativas.
Muchas veces, ya sea por desconocimiento funcional o tecnológico, lo que un cliente necesita no es exactamente lo que pide. En este caso, el éxito del proyecto pasa por una gestión eficaz de las expectativas del cliente por parte del director de proyecto. Realizar una buena obtención de requisitos y un análisis de viabilidad del proyecto deben ser dos de los puntos de partida.
8. Enfocar la comunicación a un impacto estratégico.
Es fundamental pensar previamente que es lo que queremos comunicar y que impacto estratégico queremos conseguir con lo que vamos a expresar. ¿Queremos motivar?, ¿obtener conformidad?, ¿compromiso?. Es decir, debemos darle intencionalidad a nuestra comunicación y planear cual será la mejor manera de emitir el mensaje ¿un email?, ¿una llamada?, ¿lenguaje formal o informal?
9. Habilidades de negociación y resolución de conflictos.
Es básico saber resolver conflictos, tanto internos como externos y sobre todo aprender a detectarlos y prevenirlos.
Por otra parte la negociación es una habilidad que está presente en nuestro día a día, nos pasamos la vida negociando, ya sea con nuestra pareja, nuestro grupo de amigos, nuestro jefe o nuestros proveedores; a donde iremos de vacaciones, si es momento de tener un hijo, una revisión salarial con nuestro jefe o una rebaja del precio solicitada al proveedor.
Estas habilidades son dos de las más importantes en la comunicación y, por lo tanto, es mi intención escribir sobre este tipo de habilidades en próximos artículos de este blog.
10. Resumir, aprender de los errores y conocer siempre el siguiente paso.
El director de proyecto debe ser el que tiene la visión global del proyecto, es su compromiso saber en que situación se encuentra en cada momento, así como saber siempre cual será el siguiente paso. Esto se consigue comunicándose e interactuando con el resto de personal implicado en el proyecto y dando forma a toda la información que recibe. Un líder de proyecto debería poder siempre resumir, recapitular y responder de manera rápida a las dudas o sugerencias de los miembros del equipo en cualquier punto del proyecto. Hacer acopio de las lecciones aprendidas durante el desarrollo de un proyecto es una buena práctica para no caer en los mismos errores en el futuro.
Como decíamos al principio del artículo, tener un dominio de estas habilidades de comunicación no solo es útil para directores de proyectos empresariales si no que mejorará nuestra habilidad de comunicación en nuestro día a día y en nuestros "proyectos personales".
Seguramente se os ocurran muchas otras habilidades importantes a destacar en la comunicación y que no hayan sido nombradas en este artículo. Os animo a escribir algún comentario con las que consideréis importantes.
Si lo que queréis es mejorar vuestra comunicación a la hora de hablar en público os recomiendo que leáis el artículo: 10 consejos para hablar en público.
1. Saber comunicar de manera eficaz y eficiente.
Para alcanzar el éxito en un proyecto, el líder debe ser un buen comunicador, ya que de él depende que los miembros del equipo compartan un objetivo, se responsabilicen y comprometan con éste. El compromiso alcanzado con el objetivo depende en gran parte de la efectividad con que sea comunicado. Siempre debemos generar información relevante, verídica, clara y precisa para ganarse la confianza del equipo.
2. Saber escuchar activamente y de forma efectiva.
Aunque parece otra característica obvia en la comunicación, muchos directores de proyecto tienen el defecto de solo formarse en la manera de comunicar y pocas veces se plantean mejorar la manera de escuchar. Es fundamental aprender técnicas de escucha activa para hacer sentir escuchados a los miembros del equipo, saber obtener lo fundamental de las conversaciones y poder cambiar de opinión si es necesario.
3. Hacer preguntas oportunas en el momento oportuno.
Como decía Aristóteles: “La duda es la cuna de la sabiduría”. No debemos quedarnos nunca con dudas que puedan dar lugar a ambigüedades o confusiones. Dominando la habilidad de preguntar lograremos una mejor optimización del desempeño eliminando trabajo en exceso y por otra parte ahorraremos malentendidos y posibles conflictos.
4. Asegurarse de que la información es bien entendida.
Una vez comunicada la información a los distintos miembros del equipo, es fundamental comprobar que la información ha sido recibida correctamente. Usando la habilidad de preguntar y la de escuchar, que hemos nombrado antes, debemos asegurarnos que la información ha sido bien entendida y que todo el mundo comprende sus tareas y responsabilidades.
5. Motivar y formar al equipo hasta conseguir su implicación.
La comunicación con el equipo para detectar faltas de conocimiento, problemas de motivación o posibles obstáculos o barreras que impiden el desarrollo normal del trabajo es una parte vital de la gestión de personas. Benjamin Franklin escribió: “Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”. Siempre debemos motivar al equipo y hacerle sentir una parte importante del proyecto para conseguir su implicación con el mismo.
6. Ser asertivo en la medida de lo posible.
Dependiendo de la situación, a veces debemos usar tipos de comunicación diferente, por ejemplo una comunicación agresiva o pasiva, no obstante, un buen líder debería hacer de la asertividad la forma de comunicación genérica. Ser asertivo nos permite manifestar nuestra opinión y defender nuestro objetivo en cualquier ámbito de la vida sin resultar violento.
7. Establecer y gestionar expectativas.
Muchas veces, ya sea por desconocimiento funcional o tecnológico, lo que un cliente necesita no es exactamente lo que pide. En este caso, el éxito del proyecto pasa por una gestión eficaz de las expectativas del cliente por parte del director de proyecto. Realizar una buena obtención de requisitos y un análisis de viabilidad del proyecto deben ser dos de los puntos de partida.
8. Enfocar la comunicación a un impacto estratégico.
Es fundamental pensar previamente que es lo que queremos comunicar y que impacto estratégico queremos conseguir con lo que vamos a expresar. ¿Queremos motivar?, ¿obtener conformidad?, ¿compromiso?. Es decir, debemos darle intencionalidad a nuestra comunicación y planear cual será la mejor manera de emitir el mensaje ¿un email?, ¿una llamada?, ¿lenguaje formal o informal?
9. Habilidades de negociación y resolución de conflictos.
Es básico saber resolver conflictos, tanto internos como externos y sobre todo aprender a detectarlos y prevenirlos.
Por otra parte la negociación es una habilidad que está presente en nuestro día a día, nos pasamos la vida negociando, ya sea con nuestra pareja, nuestro grupo de amigos, nuestro jefe o nuestros proveedores; a donde iremos de vacaciones, si es momento de tener un hijo, una revisión salarial con nuestro jefe o una rebaja del precio solicitada al proveedor.
Estas habilidades son dos de las más importantes en la comunicación y, por lo tanto, es mi intención escribir sobre este tipo de habilidades en próximos artículos de este blog.
10. Resumir, aprender de los errores y conocer siempre el siguiente paso.
El director de proyecto debe ser el que tiene la visión global del proyecto, es su compromiso saber en que situación se encuentra en cada momento, así como saber siempre cual será el siguiente paso. Esto se consigue comunicándose e interactuando con el resto de personal implicado en el proyecto y dando forma a toda la información que recibe. Un líder de proyecto debería poder siempre resumir, recapitular y responder de manera rápida a las dudas o sugerencias de los miembros del equipo en cualquier punto del proyecto. Hacer acopio de las lecciones aprendidas durante el desarrollo de un proyecto es una buena práctica para no caer en los mismos errores en el futuro.
Como decíamos al principio del artículo, tener un dominio de estas habilidades de comunicación no solo es útil para directores de proyectos empresariales si no que mejorará nuestra habilidad de comunicación en nuestro día a día y en nuestros "proyectos personales".
"Entrenando la comunicación mejoraremos las relaciones personales con nuestros compañeros de trabajo, con nuestros familiares o con nuestro grupo de amigos, obteniendo mayores logros, haciendo sentir escuchada a la gente que nos rodea y sintiendo uno mismo que su opinión también se tiene en cuenta"
Seguramente se os ocurran muchas otras habilidades importantes a destacar en la comunicación y que no hayan sido nombradas en este artículo. Os animo a escribir algún comentario con las que consideréis importantes.
Si lo que queréis es mejorar vuestra comunicación a la hora de hablar en público os recomiendo que leáis el artículo: 10 consejos para hablar en público.
Liderazgo
Como primera entrada formal de mi blog, he creído necesario empezar a establecer un lenguaje común. Ya que una de las figuras destacables en la gestión de proyectos es la figura del director o líder de proyecto, comenzaré explicando mi visión de la palabra liderazgo. Aunque en otras entradas del blog, seguramente me referiré al director de proyecto como el líder, la idea es hacer un razonamiento más amplio y no orientarlo solo a la gestión de proyectos si no a cualquier aspecto de la vida en general.
Para empezar diré que, al igual que el famoso escritor sobre liderazgo John Maxwell, considero el liderazgo como un talento, un talento con el que la gente nace teniendo una predisposición. Pese a todo, sólo con poseer este talento innato no es suficiente, y al igual que otros talentos como la música, la pintura o el deporte, debe entrenarse. Así pues, frente a la pregunta de si los lideres nacen, mi respuesta es sí, pero sólo en parte. Todo el mundo puede mejorar su liderazgo y aprender nuevas técnicas y actitudes que mejoren su habilidad, pero su verdadero nivel de altitud estará limitado por su talento natural. Pensemos en el deporte, por mucho que nos apliquemos, entrenemos y juguemos al fútbol, sólo unos pocos llegan a la élite mundial y sólo uno es nombrado balón de oro cada año. Aplicado esto al liderazgo, también vemos como sólo unos pocos llegan a ocupar puestos de dirección en grandes compañías y sólo uno por compañía ejerce la máxima autoridad. En el mundo empresarial esta responsabilidad corresponde al Director Ejecutivo o CEO (Chieff Executive Officer).
Pasemos pues a explicar un poco lo que la palabra liderazgo implica y lo que esta habilidad conlleva. LIDERAZGO significa INFLUENCIA, es decir, la capacidad que tiene una persona de modificar el comportamiento y las decisiones de los demás. Liderazgo también significa respeto y compromiso, y en ningún caso es válido si se obtiene a través del miedo, poder o autoridad. Para aclarar un poco los términos; a la forma de ejercer el liderazgo a través del miedo, poder o autoridad le llamaremos obediencia. Podemos poner como ejemplo la obediencia a un jefe (poder) o a un policía (autoridad), pero en ningún caso el poder y/o autoridad los convierte en líderes. La verdadera fidelidad a un líder nunca está ligada a estos términos. Lo que un líder debe hacer es encontrar el respaldo de sus semejantes mediante el compromiso y la motivación, nunca con el miedo y la manipulación.
La gente en general suele creer que el liderazgo es una habilidad reservada solo para los puestos más altos de una organización y que es necesario tener un equipo de cientos de personas al que dirigir para emplear herramientas y técnicas de liderazgo. No hay nada mas alejado de la realidad ya que se necesitan líderes en todos los ámbitos y a todos los niveles de la vida. Párese a pensar un momento y busque líderes en el mundo que le rodea. Ah, ¿que no sabe como buscarlos? Como he comentado antes, el liderazgo es influencia así que, si quiere encontrarlos, busque a su alrededor la gente que usted cree que influye en los demás. Seguro que ahora ya empieza a reconocer como tal a muchas personas que le rodean e incluso podría empezar a clasificarlos y ordenarlos por nivel de influencia.
Desde mi punto de vista, queda claro que posición y poder no tienen nada que ver con liderazgo. Seguramente usted sea un líder en algún ámbito de la vida, ya sea en el ámbito familiar, en su grupo de música o entre sus amistades y todavía no lo sepa. O probablemente puede suceder que llegado el momento tenga que serlo. Si no se reconoce como líder no se preocupe, no ser un líder no es algo malo, simplemente prefiere no tener la responsabilidad de influir en la toma de decisiones de otras personas.
Hay veces que el liderazgo es algo ineludible. Pensemos en un padre o una madre; es de absoluta necesidad que sean líderes con sus hijos en edades tempranas de sus vidas. O imaginemos por un momento el pobre maestro de escuela que ha perdido el liderazgo de su clase. El problema es que en la mayoría de los casos la gente no es líder, o llegado el momento no sabe como serlo, porque el liderazgo no se enseña ni se fomenta en escuelas o universidades.
Otro punto importante y que no podemos obviar es que no debemos confundir liderazgo con manipulación. Un líder manipulador buscará el beneficio propio, nunca el del grupo y mucho menos el del individuo en cuestión. Los verdaderos líderes deben implicar a la gente en beneficio de todos mediante la MOTIVACIÓN y nunca implicar a la gente en el beneficio propio mediante la MANIPULACIÓN.
John Maxwell, en su libro "Desarrolle el líder que está en usted", define perfectamente la manipulación:
"La manipulación es usada por el que quiere vencernos sin convencer, intenta seducirnos para que aceptemos los que nos ofrece sin darnos razones. El manipulador no habla a nuestra inteligencia, si no que lo que intenta es actuar directamente sobre nuestro centro de decisión a fin de arrastrarnos a tomar las decisiones que favorecen sus objetivos"
En otras palabras, lo que desea es anular nuestra libertad a la hora de elegir y para eso no nos permite ver otras opciones que no sean las que él propone y favorecen a sus intereses.
En la gestión de proyectos, un líder se gana el respeto de sus compañeros gracias a que antepone los deseos del grupo frente a los suyos propios, enfoca su atención en los demás y la toma de decisiones se basa en el bien del grupo. Un buen líder nunca deja de potenciar el talento de otros miembros por miedo a perder el poder, solo los líderes inseguros sienten miedo por la competencia.
Otro mito del liderazgo es que solo la gente carismática puede ser un líder y que ser carismático te convierte automáticamente en un líder. Estaremos de acuerdo en que el carisma es una característica de la personalidad muy importante, pero poseer esta cualidad no te hace un buen líder. Como hemos dicho antes, el liderazgo es una habilidad que necesita entrenarse. Sí es verdad que la gente carismática tiene algo de ventaja, ya que piensa diferente; se enfoca en los demás en vez de si mismos, hablan con las personas de las cosas que les interesan y no de sus propios temas. Por este motivo, la gente se siente cómoda cuando está al lado de una persona con carisma y le cuesta menos seguir sus directrices.
"Un líder tiene el compromiso de hacer mejorar a las personas, quitar lo mejor de si mismas y hacer que estas personas crezcan".
En resumen, un buen líder debe involucrar a las personas con los proyectos, conocer las virtudes y debilidades de los miembros del equipo, igual o mejor que las de si mismo, y potenciar estas virtudes protegiendo y/o eliminando las debilidades.
Harvey S. Firestone afirma "Solo cuando desarrollamos a los demás podemos triunfar permanentemente" y yo añadiría a esto... "en ámbitos muy diferentes de la vida". Cada persona que esté bajo tu liderazgo y consiga su objetivo podrás considerarlo un triunfo tuyo particular.
Llegado este punto debería comprender que, como mínimo, todo el mundo debería ser líder de si mismo, es decir, proponerse mejorar cada día y animarse a dar siempre lo mejor de si mismo. En muchas ocasiones el éxito llega simplemente con ser el líder de uno mismo. Toda influencia acarrea una responsabilidad y cada uno debe saber elegir el grado de liderazgo que le resulte cómodo. Aunque haya situaciones en las que renunciar al liderazgo sea imposible o un grave error (véase un maestro de escuela, estar en puestos importantes de una compañía o simplemente ser padre), en la mayoría de los casos la decisión de ser o no ser un líder es totalmente libre.
Que sus hijos le tomen como ejemplo es una gran responsabilidad. Que los compañeros a los que lidera estén motivados y crean en el proyecto es una gran responsabilidad. La influencia que ejerce como maestro en sus jóvenes alumnos es una gran responsabilidad.
"Es maravillo cuando la gente cree en el líder, pero todavía más maravilloso cuando el líder cree en la gente" - John Maxwell
Bienvenidos
Bienvenidos a mi recién estrenada web sobre Coaching y Dirección de Proyectos.
Lo que pretendo con este blog es compartir mi pasión por la dirección de proyectos, el coaching, las metodologías y en general, por las herramientas y técnicas implicadas en la dirección de proyectos.
Me gustaría conseguir con el tiempo, que esta web se convirtiese en un lugar de encuentro entre personas que compartan la mismas inquietudes o que simplemente busquen información o herramientas para hacer más fácil la gestión de sus proyectos.
He incluido en el título del blog la palabra coaching, esto es debido a que últimamente, la figura del director de proyecto está sufriendo una evolución que le sitúa más allá de la simple toma de decisiones. La nueva figura del director de proyecto le lleva a ser un lider, un coach, un integrante del proyecto que alinea objetivos y consigue sacar lo mejor de cada persona y llevarlo a su máximo potencial.
Hemos de recordar que para ser un auténtico líder:
"NO LLEGA CON LLEVAR A LA GENTE A LA CIMA, HAY QUE FORMARLOS PARA QUE ELLOS MISMOS PUEDAN LLEVAR GENTE A LA CIMA"
En las próximas semanas iré configurando el sitio web, preparando las entradas y recopilando toda la información posible para intentar generar un sitio de calidad. Cualquier idea, sugerencia o crítica constructiva será bienvenida.
Muchas gracias, y bienvenidos.
Óscar Naveiras.
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