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Diagrama de Ishikawa
En el artículo de hoy quiero enseñaros como podemos utilizar herramientas y técnicas de la gestión de proyectos para hacer más sencilla nuestra vida diaria y mejorar nuestros proyectos personales. En el ejemplo que os propongo, aprenderemos a bajar de peso utilizando un DIAGRAMA DE ISHIKAWA o también conocido como diagrama de espina de pez o diagrama causa-efecto. Este diagrama es utilizado en la gestión de proyectos para identificar la raíz de un problema y en este caso, nos ayudará a identificar las causas de nuestros kilos de más. ;)
Antes de meternos de lleno a luchar contra el sobrepeso haré una breve introducción explicando un poco la función y en que consisten los diagramas de Ishikawa.
¿PARA QUE SIRVE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA?
Los diagramas de Ishikawa nos ayudan a identificar el origen de un problema, nos facilitan la búsqueda de soluciones y en muchos casos hacen que sea sencillo planificar su corrección. Esta herramienta nació para entornos industriales pero actualmente es usada por todo tipo de organizaciones para mejorar la calidad de sus servicios o procesos productivos.
Un diagrama de Ishikawa no es más que una representación gráfica en la que relacionamos un problema con las causas que lo generan. El diagrama consiste en una línea horizontal (espina central) que apunta al problema (cabeza) y una serie de causas o factores (espinas secundarias) que se van colocando a lo largo de dicha línea central. Los diagramas de Ishikawa nos ayudan a centrarnos en las causas y no en los síntomas de un problema.
Para un funcionamiento correcto de la herramienta en equipos de trabajo es fundamental el trabajo en equipo, ya que todos los miembros del mismo deben aceptar la definición del problema (efecto) y colaborar para identificar los elementos que generan el problema (causas).
COMPONENTES DE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA
PROBLEMA: Enunciado del problema que queremos corregir o mejorar. Debe de ser claro, conciso y como hemos dicho antes aceptado por todos los miembros del equipo como el enunciado del problema que queremos resolver. Por ejemplo "Clientes insatisfechos con nuestro servicio"
FACTORES: Categorías que pueden albergar el origen del problema. En el ámbito industrial podríamos estar hablando de "Maquinaria", "Empleados", "Materiales" o de "Métodos", "Calidad", "Tarifas" en el caso de empresas de servicios.
CAUSAS: Las causas no son más que los comportamientos o costumbres que podría tener nuestra compañía respecto a los factores que hemos definido antes. Estas causas podrían afectar o incluso desencadenar el problema que hemos definido. Por ejemplo podríamos estar hablando de "tarifas excesivas", "maquinaria insuficiente" o "Falta de motivación de los empleados".
¿CÓMO SE CONSTRUYE UN DIAGRAMA DE ISHIKAWA?
Para explicar como se construye un diagrama de Ishikawa tomaremos como ejemplo un problema cada vez más común en nuestra sociedad y que hemos comentado al principio del artículo: "El exceso de peso". Usando este tipo de diagramas causa-efecto intentaremos encontrar el origen de nuestro sobrepeso e identificaremos aquellos hábitos y actitudes que debemos cambiar para lograr el peso adecuado.
Para construir correctamente el diagrama debemos seguir los siguientes pasos:
1.- Identificar el problema.
Debemos concretar cual va a ser nuestro problema a solucionar o el efecto que queremos conseguir en nuestro ámbito personal o nuestra organización. Dibujamos una línea horizontal y colocamos dicho problema al final de la línea.
Como hemos comentado antes nuestro problema es un exceso de peso que está afectando a nuestra salud y ese sería el problema que queremos corregir.
2.- Identificar los factores.
Debería ser sencillo establecer una serie de factores globales que podrían contener la causa real del problema o que de cambiar implicarían un efecto importante sobre el mismo. Dentro de los factores cabe destacar los factores INTERNOS (dependen de uno mismo o de la organización a la que pertenecemos) o los factores EXTERNOS (dependen de terceros). Podríamos considerar también un tercer grupo, los factores NO MODIFICABLES que serían aquellos que afectan a nuestro problema pero sobre los que no podemos actuar, en este caso, si estos factores fuesen nuestro único origen del problema, éste no tendría solución.
En el caso que nos ocupa podríamos identificar como factores internos la alimentación, nuestras costumbres etc, como factores externos las costumbres familiares o sociales y como factores no modificables la herencia genética. La mayoría de estos factores podrían contener la causa de nuestro exceso de peso, causas que identificaremos en el siguiente paso.
3.- Identificar las causas
Mediante técnicas grupales como el brainstorming (tormenta de ideas) o la técnica de los seis sombreros identificaremos dentro de cada factor las causas que pueden producir el problema. Si una de las causas no es lo suficiente explícita o puede ser generada por varias causas secundarias seguiremos completando el diagrama añadiendo otras "espinas" secundarias a las principales.
4.- Asignar importancia a cada causa.
Una vez identificadas todas las causas que creemos que influyen en nuestro problema debemos ponderarlas para saber en cuales centrar nuestros esfuerzos.
Para empezar debemos calificar cada causa según su nivel de impacto en nuestro problema (impacto alto, medio o bajo) y según su nivel de dificultad para eliminar o modificar esa causa (dificultad alta, media, baja). Una vez tenemos todas las causas calificadas usaremos la siguiente tabla de Dificultad - Impacto para saber sobre cuales actuar.
5.- Tomar acción
Cuando ya tenemos identificadas las causas que desencadenan nuestro problema y sabemos también cuales son las que, con menor dificultad mayor impacto generan en nuestro problema, solo queda ponernos manos a la obra y actuar para cambiar el resultado.
"La calidad nunca es un accidente, siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia" - Ruskin, John
Espero que os haya gustado el artículo y os animo a suscribiros al blog. El objetivo como os comentaba al principio, es enseñaros como las metodologías, herramientas y técnicas que usamos día a día en la gestión y dirección de proyectos pueden ayudarnos a solucionar problemas y hacernos más fácil la gestión de nuestros "proyectos" personales.
Proyectos SMART y Objetivos SMART
A la hora de intentar plasmar una idea o un deseo en un proyecto real, ya sea personal o profesional, lo primero que tenemos que hacer es intentar fijar unas metas u objetivos que definan perfectamente lo que queremos conseguir con nuestro proyecto. Una de las formas más efectivas que conozco para realizar esto, es intentar que estas metas y/o objetivos cumplan las condiciones SMART, y de este tipo de proyectos o metas es de lo que hoy quiero hablaros.« Un buen plan es como un mapa: muestra el destino final y generalmente la mejor manera de llegar a el » H.StanleyEste mapa del que habla Stanley es el que, en este artículo, aprenderemos a construir. Fijar una meta u objetivo suele ser sencillo ya que normalmente llega con formular en voz alta la idea o la solución del problema que queremos resolver. Por ejemplo, si estamos excedidos de peso, la meta final podría ser "Adelgazar" ó "Perder peso". Como podemos observar, fijarnos una meta de esa manera es inútil, ya que la vaguedad del objetivo hace que no sepamos muy bien que es realmente lo que queremos, ¿cuantos kilos queremos perder? ¿en cuanto tiempo?...
En primera lugar explicar que la palabra SMART surge del acrónimo en inglés:
Veamos ahora en que consiste cada restricción y como mejorar nuestros objetivos con algún ejemplo;
- Specific (CONCRETO)
- Measurable (MEDIBLE)
- Achievable (ALCANZABLE)
- Realist (REALISTA)
- Time-Limited (DEFINIDA EN EL TIEMPO)
SPECIFIC (CONCRETO)
Para que un objetivo esté bien definido debe de ser específico y siempre debemos detallar todo lo posible. Por ejemplo, imaginemos que en nuestra comunidad de vecinos nos hemos quedado sin luz y alguien dice que el objetivo es traer luz al edificio, podrías demostrar la vaguedad de su planteamiento trayendo una linterna del exterior. Está claro que con la linterna tenemos luz pero no soluciona el problema de la comunidad, por tanto debemos eliminar en todo lo posible las libres interpretaciones y ambigüedades.
MEASURABLE (MEDIBLE)
Nuestros objetivos deben de ser medibles cuantitativamente. Esto significa que podremos definir un punto de partida y controlar el avance hacia el objetivo. De esta manera podemos tomar puntos intermedios de referencia y será relativamente fácil estimar si nos estamos desviando del objetivo final. Por ejemplo, si nuestro objetivo es contactar con más clientes potenciales podríamos plantear el objetivo de la siguiente manera "contactaré con 10 nuevos clientes potenciales cada día". De esta forma sabremos día a día si estamos cumpliendo nuestro objetivo o no.
ARCHIEVABLE (ALCANZABLE)
Los objetivos deben de ser realistas o alcanzables a través de los objetivos parciales que se establezcan. Fijarnos un objetivo demasiado ambicioso puede llevarnos al desastre haciéndolo inalcanzable. Si nos fijamos una meta realista y alcanzable en un tiempo razonable se nos acabaron las excusas, si no hemos conseguido el objetivo ha sido por nuestra actitud y sabremos lo que tenemos que corregir para conseguirlo. Fijando metas en el corto plazo, o a largo plazo con metas intermedias estaremos siempre motivados, incitamos a tomar acción y permitiremos obtener satisfacción en cada avance.
REALISTA (REALISTA)
Debemos saber siempre que es lo que queremos conseguir y a donde queremos llegar. Que una meta sea alcanzable en general, no necesariamente significa que sea realista para mí. Imaginemos que mi objetivo es "Jugar en primera división del fútbol español", está claro que la meta es alcanzable, ya que hay muchos jugadores que juegan, o han jugado en la liga española de fútbol, pero ya os digo que por desgracia y con toda seguridad, no es una meta realista para mí.
TIME-LIMITED (DEFINIDO EN EL TIEMPO)
Debemos poner una fecha fin en la que habremos alcanzado el objetivo o habremos finalizado un proyecto. Proponerse "Algún día aprenderé a hablar otro idioma", o "Un mes de estos aprenderé a tocar un instrumento musical" hacen que no tengamos un inicio, no tomemos acción y que probablemente nunca alcancemos nuestro objetivo.
Séneca decía: « Si un hombre no sabe a qué puerto navega, ningún viento es favorable »
Usando las técnicas SMART para fijar nuestros objetivos y plantear nuevos proyectos sabremos a donde queremos llegar, administraremos mejor nuestro tiempo y sobre todo hará que no perdamos nunca de vista el objetivo final.
La técnica SMART es realmente eficaz en el uso empresarial. Como directores o gestores de proyecto debemos intentar fijar siempre este tipo de objetivos a nuestros colaboradores. Por otro lado en el ámbito personal esta técnica puede sernos muy útil, ya que puede ayudarnos a alcanzar todos aquellos objetivos realistas que nos propongamos y sobre los que tomemos acción.
En mi humilde opinión todo el mundo debería fijarse metas y objetivos personales (a ser posible que cumplan los objetivos SMART). Es mi intención comentar mi punto de vista sobre este tema en un próximo artículo.
10 Habilidades de comunicación que un líder debería dominar
En el artículo anterior comentábamos que el liderazgo es un talento que debe ser entrenado y que toda persona en un momento dado puede llegar a ser un líder. Para conseguir esto, son muchas las habilidades que se deben entrenar pero hay una que yo destacaría sobre las demás, LA COMUNICACIÓN.Uno de los principales errores que cometemos es pensar que, como nos pasamos toda la vida comunicando, no es necesario estudiar técnicas de comunicación. La realidad es muy diferente; la comunicación es todo un arte y para dominarla se requiere disciplina, esfuerzo y dedicación.
La comunicación es muy importante para el éxito de los proyectos. Tenemos que pensar que, la mayor parte de las tareas planificadas que realizamos en nuestro día a día pueden ser consideradas proyectos y no es necesario que sean grandes proyectos empresariales. En multitud de ocasiones todos seremos "líderes de proyecto", ya sea planificando unas vacaciones, organizando una fiesta de cumpleaños o preparando una clase para nuestros alumnos. Os animo a que siempre que hablemos de proyectos penséis en proyectos personales, ya que si conseguís desarrollar estas habilidades en ellos, lo haréis también en los profesionales.
El Project Management Institute (PMI) nos dice que un director de proyecto invierte alrededor de un 90% de su tiempo en comunicar.
En otras palabras, un director de proyecto debería usar la mayor parte de su tiempo escribiendo e-mails, realizando presentaciones, atendiendo y/o realizando llamadas telefónicas, convocando o asistiendo a reuniones, etc. Por este motivo cuando hablamos de mejorar nuestra comunicación nos referimos a mejorar tanto la comunicación oral como la escrita, la verbal como la no verbal y cualquier otro tipo de habilidad que se os ocurra que pueda afectar a la misma.
En este artículo enumeraremos 10 de las habilidades de comunicación más importantes que todo coach o director de proyecto debería dominar.
1. Saber comunicar de manera eficaz y eficiente.
Para alcanzar el éxito en un proyecto, el líder debe ser un buen comunicador, ya que de él depende que los miembros del equipo compartan un objetivo, se responsabilicen y comprometan con éste. El compromiso alcanzado con el objetivo depende en gran parte de la efectividad con que sea comunicado. Siempre debemos generar información relevante, verídica, clara y precisa para ganarse la confianza del equipo.
2. Saber escuchar activamente y de forma efectiva.
Aunque parece otra característica obvia en la comunicación, muchos directores de proyecto tienen el defecto de solo formarse en la manera de comunicar y pocas veces se plantean mejorar la manera de escuchar. Es fundamental aprender técnicas de escucha activa para hacer sentir escuchados a los miembros del equipo, saber obtener lo fundamental de las conversaciones y poder cambiar de opinión si es necesario.
3. Hacer preguntas oportunas en el momento oportuno.
Como decía Aristóteles: “La duda es la cuna de la sabiduría”. No debemos quedarnos nunca con dudas que puedan dar lugar a ambigüedades o confusiones. Dominando la habilidad de preguntar lograremos una mejor optimización del desempeño eliminando trabajo en exceso y por otra parte ahorraremos malentendidos y posibles conflictos.
4. Asegurarse de que la información es bien entendida.
Una vez comunicada la información a los distintos miembros del equipo, es fundamental comprobar que la información ha sido recibida correctamente. Usando la habilidad de preguntar y la de escuchar, que hemos nombrado antes, debemos asegurarnos que la información ha sido bien entendida y que todo el mundo comprende sus tareas y responsabilidades.
5. Motivar y formar al equipo hasta conseguir su implicación.
La comunicación con el equipo para detectar faltas de conocimiento, problemas de motivación o posibles obstáculos o barreras que impiden el desarrollo normal del trabajo es una parte vital de la gestión de personas. Benjamin Franklin escribió: “Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”. Siempre debemos motivar al equipo y hacerle sentir una parte importante del proyecto para conseguir su implicación con el mismo.
6. Ser asertivo en la medida de lo posible.
Dependiendo de la situación, a veces debemos usar tipos de comunicación diferente, por ejemplo una comunicación agresiva o pasiva, no obstante, un buen líder debería hacer de la asertividad la forma de comunicación genérica. Ser asertivo nos permite manifestar nuestra opinión y defender nuestro objetivo en cualquier ámbito de la vida sin resultar violento.
7. Establecer y gestionar expectativas.
Muchas veces, ya sea por desconocimiento funcional o tecnológico, lo que un cliente necesita no es exactamente lo que pide. En este caso, el éxito del proyecto pasa por una gestión eficaz de las expectativas del cliente por parte del director de proyecto. Realizar una buena obtención de requisitos y un análisis de viabilidad del proyecto deben ser dos de los puntos de partida.
8. Enfocar la comunicación a un impacto estratégico.
Es fundamental pensar previamente que es lo que queremos comunicar y que impacto estratégico queremos conseguir con lo que vamos a expresar. ¿Queremos motivar?, ¿obtener conformidad?, ¿compromiso?. Es decir, debemos darle intencionalidad a nuestra comunicación y planear cual será la mejor manera de emitir el mensaje ¿un email?, ¿una llamada?, ¿lenguaje formal o informal?
9. Habilidades de negociación y resolución de conflictos.
Es básico saber resolver conflictos, tanto internos como externos y sobre todo aprender a detectarlos y prevenirlos.
Por otra parte la negociación es una habilidad que está presente en nuestro día a día, nos pasamos la vida negociando, ya sea con nuestra pareja, nuestro grupo de amigos, nuestro jefe o nuestros proveedores; a donde iremos de vacaciones, si es momento de tener un hijo, una revisión salarial con nuestro jefe o una rebaja del precio solicitada al proveedor.
Estas habilidades son dos de las más importantes en la comunicación y, por lo tanto, es mi intención escribir sobre este tipo de habilidades en próximos artículos de este blog.
10. Resumir, aprender de los errores y conocer siempre el siguiente paso.
El director de proyecto debe ser el que tiene la visión global del proyecto, es su compromiso saber en que situación se encuentra en cada momento, así como saber siempre cual será el siguiente paso. Esto se consigue comunicándose e interactuando con el resto de personal implicado en el proyecto y dando forma a toda la información que recibe. Un líder de proyecto debería poder siempre resumir, recapitular y responder de manera rápida a las dudas o sugerencias de los miembros del equipo en cualquier punto del proyecto. Hacer acopio de las lecciones aprendidas durante el desarrollo de un proyecto es una buena práctica para no caer en los mismos errores en el futuro.
Como decíamos al principio del artículo, tener un dominio de estas habilidades de comunicación no solo es útil para directores de proyectos empresariales si no que mejorará nuestra habilidad de comunicación en nuestro día a día y en nuestros "proyectos personales".
Seguramente se os ocurran muchas otras habilidades importantes a destacar en la comunicación y que no hayan sido nombradas en este artículo. Os animo a escribir algún comentario con las que consideréis importantes.
Si lo que queréis es mejorar vuestra comunicación a la hora de hablar en público os recomiendo que leáis el artículo: 10 consejos para hablar en público.
1. Saber comunicar de manera eficaz y eficiente.
Para alcanzar el éxito en un proyecto, el líder debe ser un buen comunicador, ya que de él depende que los miembros del equipo compartan un objetivo, se responsabilicen y comprometan con éste. El compromiso alcanzado con el objetivo depende en gran parte de la efectividad con que sea comunicado. Siempre debemos generar información relevante, verídica, clara y precisa para ganarse la confianza del equipo.
2. Saber escuchar activamente y de forma efectiva.
Aunque parece otra característica obvia en la comunicación, muchos directores de proyecto tienen el defecto de solo formarse en la manera de comunicar y pocas veces se plantean mejorar la manera de escuchar. Es fundamental aprender técnicas de escucha activa para hacer sentir escuchados a los miembros del equipo, saber obtener lo fundamental de las conversaciones y poder cambiar de opinión si es necesario.
3. Hacer preguntas oportunas en el momento oportuno.
Como decía Aristóteles: “La duda es la cuna de la sabiduría”. No debemos quedarnos nunca con dudas que puedan dar lugar a ambigüedades o confusiones. Dominando la habilidad de preguntar lograremos una mejor optimización del desempeño eliminando trabajo en exceso y por otra parte ahorraremos malentendidos y posibles conflictos.
4. Asegurarse de que la información es bien entendida.
Una vez comunicada la información a los distintos miembros del equipo, es fundamental comprobar que la información ha sido recibida correctamente. Usando la habilidad de preguntar y la de escuchar, que hemos nombrado antes, debemos asegurarnos que la información ha sido bien entendida y que todo el mundo comprende sus tareas y responsabilidades.
5. Motivar y formar al equipo hasta conseguir su implicación.
La comunicación con el equipo para detectar faltas de conocimiento, problemas de motivación o posibles obstáculos o barreras que impiden el desarrollo normal del trabajo es una parte vital de la gestión de personas. Benjamin Franklin escribió: “Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”. Siempre debemos motivar al equipo y hacerle sentir una parte importante del proyecto para conseguir su implicación con el mismo.
6. Ser asertivo en la medida de lo posible.
Dependiendo de la situación, a veces debemos usar tipos de comunicación diferente, por ejemplo una comunicación agresiva o pasiva, no obstante, un buen líder debería hacer de la asertividad la forma de comunicación genérica. Ser asertivo nos permite manifestar nuestra opinión y defender nuestro objetivo en cualquier ámbito de la vida sin resultar violento.
7. Establecer y gestionar expectativas.
Muchas veces, ya sea por desconocimiento funcional o tecnológico, lo que un cliente necesita no es exactamente lo que pide. En este caso, el éxito del proyecto pasa por una gestión eficaz de las expectativas del cliente por parte del director de proyecto. Realizar una buena obtención de requisitos y un análisis de viabilidad del proyecto deben ser dos de los puntos de partida.
8. Enfocar la comunicación a un impacto estratégico.
Es fundamental pensar previamente que es lo que queremos comunicar y que impacto estratégico queremos conseguir con lo que vamos a expresar. ¿Queremos motivar?, ¿obtener conformidad?, ¿compromiso?. Es decir, debemos darle intencionalidad a nuestra comunicación y planear cual será la mejor manera de emitir el mensaje ¿un email?, ¿una llamada?, ¿lenguaje formal o informal?
9. Habilidades de negociación y resolución de conflictos.
Es básico saber resolver conflictos, tanto internos como externos y sobre todo aprender a detectarlos y prevenirlos.
Por otra parte la negociación es una habilidad que está presente en nuestro día a día, nos pasamos la vida negociando, ya sea con nuestra pareja, nuestro grupo de amigos, nuestro jefe o nuestros proveedores; a donde iremos de vacaciones, si es momento de tener un hijo, una revisión salarial con nuestro jefe o una rebaja del precio solicitada al proveedor.
Estas habilidades son dos de las más importantes en la comunicación y, por lo tanto, es mi intención escribir sobre este tipo de habilidades en próximos artículos de este blog.
10. Resumir, aprender de los errores y conocer siempre el siguiente paso.
El director de proyecto debe ser el que tiene la visión global del proyecto, es su compromiso saber en que situación se encuentra en cada momento, así como saber siempre cual será el siguiente paso. Esto se consigue comunicándose e interactuando con el resto de personal implicado en el proyecto y dando forma a toda la información que recibe. Un líder de proyecto debería poder siempre resumir, recapitular y responder de manera rápida a las dudas o sugerencias de los miembros del equipo en cualquier punto del proyecto. Hacer acopio de las lecciones aprendidas durante el desarrollo de un proyecto es una buena práctica para no caer en los mismos errores en el futuro.
Como decíamos al principio del artículo, tener un dominio de estas habilidades de comunicación no solo es útil para directores de proyectos empresariales si no que mejorará nuestra habilidad de comunicación en nuestro día a día y en nuestros "proyectos personales".
"Entrenando la comunicación mejoraremos las relaciones personales con nuestros compañeros de trabajo, con nuestros familiares o con nuestro grupo de amigos, obteniendo mayores logros, haciendo sentir escuchada a la gente que nos rodea y sintiendo uno mismo que su opinión también se tiene en cuenta"
Seguramente se os ocurran muchas otras habilidades importantes a destacar en la comunicación y que no hayan sido nombradas en este artículo. Os animo a escribir algún comentario con las que consideréis importantes.
Si lo que queréis es mejorar vuestra comunicación a la hora de hablar en público os recomiendo que leáis el artículo: 10 consejos para hablar en público.
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